W lutym br. otrzymałem duplikaty faktur z listopada i grudnia 2014 r. Obie faktury dotyczą dzierżawy pawilonu handlowego. Kiedy możliwe jest odliczenie VAT z duplikatu faktur, gdy pierwotne dokumenty nie dotarły do firmy, a kiedy w sytuacji, gdy zostały one zagubione? (pytanie nr 894884)
Duplikat sporządza się w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Zazwyczaj dokument taki, na wniosek nabywcy, wystawia sprzedawca towarów lub usług. Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "Duplikat" oraz datę jej wystawienia.
Termin odliczenia podatku naliczonego z otrzymanego duplikatu faktury zależy od tego, czy oryginał faktury wcześniej dotarł do adresata i następnie zaginął bądź uległ zniszczeniu, czy też w ogóle do adresata nie dotarł.
Gdy nabywca towaru lub usługi dokonał odliczenia VAT naliczonego z otrzymanego oryginału faktury (który następnie zaginął), wówczas duplikat stanowi jedynie potwierdzenie uprzednio zaewidencjonowanej operacji.
Natomiast w sytuacji, gdy oryginał faktury nie dotarł do nabywcy, duplikat traktowany jest jak oryginał faktury. Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wówczas w rozliczeniu za okres, w którym z tytułu danej transakcji powstał obowiązek podatkowy u sprzedającego. Prawo to jednak nie może być zrealizowane wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę potwierdzającą zakup.
Reasumując, w przypadku gdy pierwotne faktury nigdy nie dotarły do uczestnika forum, odliczenie VAT możliwe jest w dacie otrzymania duplikatów, tj. w lutym br. lub w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Natomiast jeżeli uczestnik forum dokonał odliczenia VAT naliczonego z otrzymanych oryginałów faktur, które następnie zostały zagubione, wówczas duplikaty stanowią jedynie dowód potwierdzający prawo do tego odliczenia.
