Aktualnie jesteś: Gazeta Podatkowa (strona główna)  »   Gazeta Podatkowa NR 85 (1439) z dn. 23.10.2017  »  Rozliczenie czasu pracy w podróży służbowej

Wkrótce dodatki:

Gazeta Podatkowa
e-wydanie

Gazeta Podatkowa w formacie PDF

« poprzedni | spis treści | następny »
A A A
Gazeta Podatkowa nr 82 (1436) z dnia 12.10.2017, strona 14
dział: Przewodnik Gazety Podatkowej
Autor: Agata Barczewska

Rozliczenie czasu pracy w podróży służbowej

Celem podróży służbowej jest wykonanie wyznaczonego przez pracodawcę zadania służbowego w miejscowości znajdującej się poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Ponieważ z założenia czynności wykonywane w czasie podróży służbowej powinny odróżniać się od "zwykłej" pracy, czas tej podróży generalnie nie podlega zaliczeniu do czasu pracy. Są jednak od tej zasady pewne wyjątki.

Pracownik w podróży w ramach grafiku

Podczas podróży służbowej pracownik generalnie nie wykonuje swojej stałej pracy ani nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Stąd czas podróży służbowej, co do zasady, nie podlega zaliczeniu do czasu pracy. Wyjątki od powyższej reguły dotyczą tylko dwóch sytuacji:

  • gdy podróż służbowa nakłada się na godziny pracy wynikające z rozkładu czasu pracy danego pracownika - podróż zalicza się wówczas do czasu pracy w zakresie nakładającym się na grafik,
     
  • gdy pracownik w czasie podróży służbowej wykonuje pracę - do czasu pracy zalicza się w takiej sytuacji okres faktycznie wykonywanej pracy.

W pozostałych przypadkach czas spędzony w podróży służbowej nie jest czasem pracy. Z powyższego wynika, że za czas podróży służbowej przypadający na godziny, w których pracownik zgodnie z rozkładem miał świadczyć pracę, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę. Natomiast za czas podróży służbowej przypadającej poza godzinami pracy - niezaliczany do czasu pracy - pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie ani czas wolny od pracy. Jednak w razie efektywnego wykonywania pracy w trakcie podróży, cały okres, w którym pracownik ją świadczył (przypadający także poza jego harmonogramowymi godzinami pracy) zalicza się do czasu pracy i przysługuje za nią wynagrodzenie. Gdyby taka praca okazała się pracą w godzinach nadliczbowych, to przysługuje wtedy dodatek do wynagrodzenia lub czas wolny (przykład 1).

Należy zasygnalizować, że praca w nadgodzinach w czasie podróży służbowej występuje dopiero wówczas, gdy w trakcie doby podróży, w której miała miejsce ta praca, pracownik przepracuje swoją normę dobową lub podróż zostanie mu zaliczona do czasu pracy w zakresie tej normy. W konsekwencji, jeżeli np. podróż służbowa pracownika zatrudnionego w systemie podstawowym (po 8 godzin na dobę) nałoży się na jego grafik tylko w zakresie 3 godzin, a poza tym grafikiem pracownik efektywnie przepracuje jeszcze 4 godziny, to praca nadliczbowa nie wystąpi.

Podróż służbowa i czas pracy kierowcy

Pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy obowiązuje odrębna definicja podróży służbowej, wynikająca z art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.). Podróżą służbową dla tej grupy pracowników jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

  • przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy oraz inne miejsce prowadzenia przez niego działalności, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały lub
     
  • wyjazdu poza miejscowość, o której mowa wyżej, w celu wykonania przewozu drogowego.

Kierowca po wyjeździe "z bazy" jest więc w podróży służbowej niezależnie od tego, w jaki sposób określono miejsce jego pracy w umowie. Jednocześnie cały czas prowadzenia pojazdu oraz wykonywania określonych czynności związanych z realizowanymi przewozami jest jego czasem pracy. W przypadku kierowcy zawodowego nie ma więc potrzeby wyodrębniania czasu pracy w ramach podróży służbowej. Oba te okresy - podróż służbowa i czas pracy - nakładają się bowiem na siebie, choć w niektórych sytuacjach dniówka robocza kierowcy może zacząć się wcześniej niż podróż (patrz odpowiedź na pytanie).

Nieco inaczej przedstawia się sytuacja pracownika, który nie jest zatrudniony na stanowisku kierowcy, ale jest kierującym pojazdem, którym on i inni pracownicy (pasażerowie) udają się w podróż służbową. W takim przypadku, na zasadzie wyjątku od ogólnej reguły, czas prowadzenia pojazdu przez kierującego pracownika jest jego czasem pracy (przykład 2). Warunkiem jest jednak, aby pracodawca wydał mu polecenie dowiezienia i odwiezienia innych pracowników (i siebie) do miejsca delegowania i z powrotem.


Za podróż służbową w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, w czasie której nie świadczono pracy, nie przysługuje inny dzień wolny.

Trudniejsze rozliczenia w systemie zadaniowym

W podstawowym systemie czasu pracy, gdzie rozkład czasu pracy jest z góry określony, wystąpienie nadgodzin w czasie podróży służbowej jest dość łatwe do stwierdzenia. Gorzej z ustaleniem czasu pracy i ewentualnych nadgodzin w podróży służbowej pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowym. We wspomnianym systemie brak jest bowiem stałego grafiku czasu pracy, z którym można by porównać godziny podróży.

W praktyce kadrowej wykształciła się pewna metoda rozliczania czasu pracy w takiej sytuacji, polegająca na porównaniu hipotetycznego rozkładu czasu pracy, w którym pracuje ogół pracowników lub pewna ich grupa, z czasem podróży służbowej "zadaniowca". Zaliczeniu do czasu pracy podlega wtedy ta część podróży służbowej, która przypada na rozkładowe godziny pracy obowiązujące wspomnianych pracowników oraz czas efektywnej pracy poza tymi godzinami. Trzeba jednak odnotować, iż Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej uznało, że nie jest możliwe określenie, które godziny podróży służbowej pracownika w systemie zadaniowym przypadają na rozkładowy czas pracy pracownika (patrz stanowisko w ramce). Resort pracy uznał, iż podróż służbowa pracownika w systemie zadaniowym, którego zakres pracy został prawidłowo ustalony, mieści się w granicach norm czasu pracy i nie powinna generować nadgodzin. Dni pracy, w czasie których miały miejsce takie podróże należy więc rozliczać jako 8-godzinne, bez przyporządkowania godzin podróży do hipotetycznego rozkładu czasu pracy.

Delegacyjna praca w nocy i w niedzielę

Za podróż służbową niezaliczoną do czasu pracy pracownikowi nie przysługuje (oprócz świadczeń delegacyjnych) żadna dodatkowa gratyfikacja. Dotyczy to również prawa do dodatków za pracę w nocy w sytuacji, gdy podróż służbowa przypadła na godziny nocne. Jeżeli jednak pracownik odbywający podróż służbową musiał wykonać konkretną pracę w porze nocnej, przysługuje mu za nią normalne wynagrodzenie, dodatek za pracę w nocy i ewentualnie rekompensata za nadgodziny.

Podobnie jest w przypadku podróży służbowej przypadającej w niedzielę, wolną dla pracownika zgodnie z rozkładem, w czasie której świadczył on pracę. Ponieważ grafik pracownika nie przewidywał pracy w tym dniu, do czasu pracy należy zaliczyć wyłącznie godziny efektywnej pracy. W takiej sytuacji nie nastąpi przekroczenie dobowej normy czasu pracy, nie ma więc podstaw do przyznania pracownikowi rekompensaty za pracę nadliczbową. Pracodawca jest jednak obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę w niedzielę inny dzień wolny od pracy w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli. Jeżeli nie jest to możliwe, pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego, a w razie braku takiej możliwości - 100% dodatek do wynagrodzenia (art. 15111 K.p.).

W przypadku nieudzielenia dnia wolnego zgodnie z art. 15111 K.p., należy się liczyć z przekroczeniem przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Za każdą godzinę pracy powyżej tej normy przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100%. Ponadto nieudzielenie dnia wolnego za pracę w niedzielę skutkuje koniecznością wypłaty drugiego dodatku w takiej samej wysokości - za fakt pracy w niedzielę.

Przykład 1

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy świadczy pracę od poniedziałku do piątku, w godzinach od 700 do 1500. W dniu 9 października 2017 r. został wysłany w podróż służbową, która rozpoczęła się wyjazdem o godz. 600 prywatnym samochodem (pracownik był pasażerem) i zakończyła tego samego dnia o godz. 1900. Podróż służbowa pracownika trwała łącznie 13 godzin. Przy czym pracownik wykonywał zadanie służbowe (udział w szkoleniu) w godzinach od 900 do 1500. Ponadto od godz. 1500 do 1600 wykonywał swoją zwykłą pracę zawodową.

Do czasu pracy pracownika należało zaliczyć 8 godzin przypadających na godziny zgodne z rozkładem czasu pracy. Czas dojazdu do miejsca delegowania i powrotu przypadający poza godzinami wynikającymi z harmonogramu nie jest zaliczany do czasu pracy. Uwzględnieniu podlega natomiast jedna godzina pracy, przypadająca po zakończeniu rozkładowych godzin pracy pracownika (od 1500 do 1600) - będzie to jedna nadgodzina z przekroczenia dobowego.


Przykład 2

Pracownicy zatrudnieni w podstawowych normach czasu pracy, od godz. 800 do 1600, zostali wysłani w dwudniową krajową podróż służbową w celu uczestnictwa w konferencji. Podróż odbywała się służbowym samochodem pracownika, który dowiózł innych pracowników na miejsce delegowania i przywiózł ich z powrotem. Sam również odbywał tę podróż służbową. Do czasu pracy delegowanych pracowników należy zaliczyć godziny podróży przypadające między 800 a 1600 i czas pracy świadczonej w trakcie podróży, o ile taka wystąpiła. Ponadto do czasu pracy pracownika kierującego samochodem należy zaliczyć czas dojazdu i powrotu z podróży służbowej.


"(...) Jeżeli podróż służbowa mieści się w zakresie obowiązków służbowych pracownika objętego systemem zadaniowego czasu pracy i w ramach tej podróży pracownik ma realizować zadania (obowiązki) wynikające z zawartego z pracodawcą porozumienia, o którym mowa w art. 140 Kodeksu pracy, to pracownik w pewnym zakresie samodzielnie decyduje o swoim rozkładzie czasu pracy (konkretnych godzinach wykonywania obowiązków/zadań w ramach tej podróży). W takiej sytuacji nie jest możliwe określenie, które godziny dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz godziny pobytu w tej miejscowości, przypadają na »rozkładowy« czas pracy pracownika. W związku z tym, uwzględniając powyższą specyfikę, należałoby przyjąć, że w systemie zadaniowego czasu pracy ewentualne godziny nadliczbowe mogą wystąpić, zdaniem Ministerstwa, gdy zakres przydzielonych pracownikowi zadań (wliczając w to także zadania realizowane w podróży służbowej) wykracza poza faktyczną możliwość ich zrealizowania w ramach norm czasu pracy (tj. 8-godzinnej normy dobowej i przeciętnie 40-godzinnej normy średniotygodniowej)".

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 3 marca 2017 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.)

Najpopularniejsze w dziale „Przewodnik Gazety Podatkowej”

Kto (nie) przechodzi do wyspecjalizowanego urzędu skarbowego w 2018 r.?

Gazeta Podatkowa nr 81 (1435) z dnia 9.10.2017

Co zmieni się w zasadach opłacania składek ZUS?

Gazeta Podatkowa nr 77 (1431) z dnia 25.09.2017

Termin wystawienia faktury dla przedsiębiorcy po zarejestrowaniu sprzedaży w kasie fiskalnej

Gazeta Podatkowa nr 80 (1434) z dnia 5.10.2017

Składki ZUS od umowy o dzieło

Gazeta Podatkowa nr 83 (1437) z dnia 16.10.2017

Opodatkowanie pozapłacowych świadczeń dla pracowników

Gazeta Podatkowa nr 84 (1438) z dnia 19.10.2017

Rozliczenia w PIT kosztów używania w firmie prywatnych samochodów

Gazeta Podatkowa nr 77 (1431) z dnia 25.09.2017

Dodatkowo przepracowany okres a wysokość emerytury i renty

Gazeta Podatkowa nr 80 (1434) z dnia 5.10.2017

Jak ustalić status podatkowy zagranicznego usługobiorcy?

Gazeta Podatkowa nr 78 (1432) z dnia 28.09.2017

Rozpoczęcie pracy i podróży służbowej kierowcy

Gazeta Podatkowa nr 82 (1436) z dnia 12.10.2017

Dokonywanie zmian w wartości początkowej środków trwałych

Gazeta Podatkowa nr 79 (1433) z dnia 2.10.2017

Sprzedaż towarów za pośrednictwem komisu

Gazeta Podatkowa nr 81 (1435) z dnia 9.10.2017

Którą drogę założenia spółki z o.o. wybrać?

Gazeta Podatkowa nr 79 (1433) z dnia 2.10.2017

Kiedy umowa o dzieło z pracownikiem bez składek do ZUS?

Gazeta Podatkowa nr 83 (1437) z dnia 16.10.2017

Zasady ustalania podstawy wymiaru świadczeń przysługujących pracownikom zatrudnionym za granicą u polskich pracodawców

Gazeta Podatkowa nr 82 (1436) z dnia 12.10.2017

Podatki i opłaty lokalne w 2018 r.

Gazeta Podatkowa nr 84 (1438) z dnia 19.10.2017

Kto powinien podpisywać umowy w imieniu spółdzielni?

Gazeta Podatkowa nr 78 (1432) z dnia 28.09.2017

Odwołania w zamówieniach publicznych

Gazeta Podatkowa nr 83 (1437) z dnia 16.10.2017
PRZYDATNE LINKI

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

       
POMOCNIKI Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

 
       
Serwisy specjalistyczne

www.ZakladamyFirme.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.Zasilki.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

 
     
 
  szczegółowy spis treści
bieżącego numeru
pokazuj fragmenty artykułów 
Strona tytułowa
Aktualności i sygnały
O czym Czytelnik wiedzieć powinien
Rozliczamy podatek dochodowy
VAT i akcyza
Prawo pracy w praktyce
Składki ZUS
Emerytury, renty, zasiłki
Postępowanie przed fiskusem
Poradnik podatkowo-kadrowy
Rachunkowość dla każdego
Przewodnik Gazety Podatkowej
Orzecznictwo i interpretacje prawne
Spółki i wspólnicy
Wskazówki dla przedsiębiorcy
Kompleksowe opracowania podatkowo-księgowe
Druki - praktyczne wypełnianie
Z dyskusji na www.forum.gofin.pl
Prawnik radzi
Wskaźniki i stawki
 Dodatki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60