Aktualnie jesteś: Gazeta Podatkowa (strona główna)  »   Gazeta Podatkowa NR 45 (1711) z dn. 4.06.2020  »  Przechowywanie i odbiór dokumentacji pracowniczej po ustaniu zatrudnienia

Dodatki do
bieżącego numeru

Wkrótce dodatki:

A A A
Gazeta Podatkowa nr 26 (1692) z dnia 30.03.2020, strona 7
dział: Prawo pracy w praktyce
Autor: Agata Barczewska

Przechowywanie i odbiór dokumentacji pracowniczej po ustaniu zatrudnienia

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez określony czas po ustaniu zatrudnienia. Po upływie okresu ustalonego przez przepisy były pracownik ma prawo odebrać swoje akta pracownicze i inne dokumenty, o czym powinien być poinformowany przez pracodawcę. Uprawnienie do odbioru dokumentacji pracowniczej zależy jednak od daty podjęcia zatrudnienia.

Po 10 latach odbiór akt

Od 1 stycznia 2019 r. zakres dokumentów, które pracodawca musi przekazać pracownikowi w dniu ustania stosunku pracy, poszerzył się o informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od wskazanej daty obowiązuje bowiem art. 946 K.p., który stanowi, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca musi wydać pracownikowi informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
     
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,
     
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w ww. okresie.

Wprowadzenie tej regulacji było powiązane ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, co również nastąpiło od 1 stycznia 2019 r. Od tego dnia, zgodnie z art. 94 pkt 9b K.p., pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania.

Przepis art. 946 K.p., z uwagi na datę jego wejścia w życie i brak regulacji przejściowych, obowiązuje tylko w odniesieniu do dokumentacji pracowników zatrudnionych najwcześniej od 1 stycznia 2019 r. (patrz ramka). Nie oznacza to jednak, że pracownicy zatrudnieni we wcześniejszym okresie nie otrzymają informacji dotyczącej przechowywania ich dokumentacji pracowniczej. Zależy to jednak od tego, czy pracodawca skrócił okres jej przechowywania do 10 lat w drodze złożenia raportu informacyjnego do ZUS.

Wydanie dokumentów w zależności od raportu

W niektórych przypadkach pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r. również mają prawo do odbioru akt po upływie ustawowego okresu ich przechowywania. Dotyczy to pracowników, którzy nawiązali zatrudnienie (już zakończone albo jeszcze trwające) w okresie po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. i za których pracodawca przekazał/przekaże raport informacyjny. Ta grupa pracowników nie otrzyma w razie rozwiązania z nimi stosunku pracy informacji, o której mowa w art. 946 K.p. Otrzymają oni jednak od pracodawcy informację o okresie przechowywania ich dokumentacji na podstawie przepisów ubezpieczeniowych lub taką informację przekaże im ZUS na podstawie art. 41c i 41d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.).

Jak stanowi pierwszy z przywołanych przepisów, pracownik, którego stosunek pracy ulega rozwiązaniu po złożeniu przez pracodawcę raportu informacyjnego, otrzymuje od pracodawcy m.in. kopię tego raportu oraz pouczenie o:

  • 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony,
     
  • prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie ww. okresu jej przechowywania.

Z kolei art. 41d powołanej ustawy znajduje zastosowanie w przypadku, gdy stosunek pracy pracownika zatrudnionego po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., ustał przed przekazaniem przez pracodawcę oświadczenia o zamiarze przekazania raportu informacyjnego. Wówczas informację w sprawie okresu przechowywania dokumentacji wystosuje ZUS.

Jeżeli okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ulega skróceniu do 10 lat, byli pracownicy są informowani o tym okresie. Przysługuje im też prawo do odbioru swojej dokumentacji po jego upływie. Takich uprawnień nie posiadają pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. Ich dokumentacja jest przechowywana przez 50 lat, bez prawa do jej odbioru po upływie tego okresu. To samo dotyczy też pracowników zatrudnionych później, dla których pracodawca nie skrócił okresu przechowywania dokumentacji.

Dokumentacja do zwrotu lub zniszczenia

Były pracownik powinien odebrać swoją dokumentację do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania. Po bezskutecznym upływie tego terminu pracodawca niszczy dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści - w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór przez byłego pracownika. W tym terminie, o ile dokumentacja nie zostanie już zniszczona, pracodawca może ją wydać byłemu pracownikowi.

"(...) obowiązek wprowadzony tym przepisem (art. 946 K.p. - przyp. red.) ma zastosowanie wyłącznie wobec pracowników zatrudnionych począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. (tj. tych, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie wynosił 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł).

Natomiast obowiązek poinformowania pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 r. o skróconym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o prawie i terminie do jej odbioru, w związku ze złożeniem raportu informacyjnego, na płatnika składek oraz ZUS nakłada art. 41c oraz 41d ustawy (...) o systemie ubezpieczeń społecznych".

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 stycznia 2019 r. na zapytanie naszego Wydawnictwa

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)

Najpopularniejsze w dziale „Prawo pracy w praktyce”

TARCZA
Warunki podwyższenia kwoty wolnej od potrąceń w czasie epidemii

Gazeta Podatkowa nr 43 (1709) z dnia 28.05.2020

TARCZA
Ustalanie wynagrodzenia w celu dofinansowania przestoju lub obniżenia czasu pracy

Gazeta Podatkowa nr 44 (1710) z dnia 1.06.2020

Dzień wolny za święto 1 maja 2020 r.

Gazeta Podatkowa nr 42 (1708) z dnia 25.05.2020

TARCZA
Praktyczne aspekty wykonywania pracy zdalnej

Gazeta Podatkowa nr 37 (1703) z dnia 7.05.2020

TARCZA
Doręczenie listu poleconego o rozwiązaniu umowy o pracę w okresie epidemii

Gazeta Podatkowa nr 40 (1706) z dnia 18.05.2020

TARCZA
Naprzemienne stosowanie przestoju i obniżenia etatu w związku z COVID-19

Gazeta Podatkowa nr 38 (1704) z dnia 11.05.2020

Pogorszenie warunków płacowych w razie szczególnej ochrony zatrudnienia

Gazeta Podatkowa nr 42 (1708) z dnia 25.05.2020

TARCZA
Szkolenie bhp w czasie epidemii COVID-19

Gazeta Podatkowa nr 39 (1705) z dnia 14.05.2020

TARCZA
Objęcie przestojem i obniżka płac pracownika chronionego

Gazeta Podatkowa nr 41 (1707) z dnia 21.05.2020

Pomoc socjalna w ramach ZFŚS i własnych środków pracodawcy

Gazeta Podatkowa nr 38 (1704) z dnia 11.05.2020

Gromadzenie dokumentów z odpowiedzialności porządkowej

Gazeta Podatkowa nr 45 (1711) z dnia 4.06.2020

Rozliczenie czasu pracy pracownika w przypadku choroby i pracy w nadgodzinach

Gazeta Podatkowa nr 43 (1709) z dnia 28.05.2020

Zajęcie komornicze niealimentacyjne

Gazeta Podatkowa nr 40 (1706) z dnia 18.05.2020

Przerwy dla pracujących przy komputerze

Gazeta Podatkowa nr 38 (1704) z dnia 11.05.2020

Informacja o okresie przechowywania akt osobowych

Gazeta Podatkowa nr 39 (1705) z dnia 14.05.2020

Ustalanie wymiaru urlopu dla pracownika niepełnosprawnego

Gazeta Podatkowa nr 41 (1707) z dnia 21.05.2020

Okres rozliczeniowy w równoważnym systemie czasu pracy

Gazeta Podatkowa nr 40 (1706) z dnia 18.05.2020

Wnioskowanie o urlop rodzicielski

Gazeta Podatkowa nr 37 (1703) z dnia 7.05.2020

Upływ terminowej umowy w czasie świadczenia rehabilitacyjnego

Gazeta Podatkowa nr 42 (1708) z dnia 25.05.2020

Termin wykorzystania zwolnienia na dziecko do 14. roku życia

Gazeta Podatkowa nr 43 (1709) z dnia 28.05.2020

Równoległe zatrudnienie niepełnosprawnego pracownika

Gazeta Podatkowa nr 44 (1710) z dnia 1.06.2020

Wypowiedzenie całkowite a prawo do odprawy

Gazeta Podatkowa nr 41 (1707) z dnia 21.05.2020

Wnioskowanie o urlop ojcowski

Gazeta Podatkowa nr 40 (1706) z dnia 18.05.2020

Wymiar urlopu przy pierwszej pracy

Gazeta Podatkowa nr 37 (1703) z dnia 7.05.2020

Postępowanie pracodawcy w razie wystąpienia u pracownika zakażenia koronawirusem

Gazeta Podatkowa nr 45 (1711) z dnia 4.06.2020

Ukończenie gimnazjum a urlop

Gazeta Podatkowa nr 39 (1705) z dnia 14.05.2020

TARCZA
Częściowe zniesienie zakazu pracy w handlu w niedzielę a inwentaryzacja

Gazeta Podatkowa nr 41 (1707) z dnia 21.05.2020

Czas pracy przy zatrudnieniu w systemie podstawowym

Gazeta Podatkowa nr 44 (1710) z dnia 1.06.2020

Wycofanie wypowiedzenia umowy o pracę z powodu ciąży pracownicy

Gazeta Podatkowa nr 45 (1711) z dnia 4.06.2020

Wynagrodzenie przyjmowane do naliczenia odprawy pośmiertnej

Gazeta Podatkowa nr 39 (1705) z dnia 14.05.2020
PRZYDATNE LINKI

Portal Podatkowo-Księgowy

GOFIN.pl

Gofin.pl/PIT

Gofin.pl/Prawnik-Radzi

Gofin.pl/Rachunkowosc

Gofin.pl/Bilans

Gofin.pl/Podatki

Gofin.pl/Prawo-Pracy

Gofin.pl/Skladki-Zasilki

       
POMOCNIKI Księgowego

Aplikacja GOFIN NEWS

Indeks Księgowań BUDŻET

Orzecznictwo dla firm

Pytania Czytelników

Aplikacja GOFIN SGK

Indeks Księgowań FIRMA

Przepisy Prawne

Terminy

Asystent Gofin

Interpretacje Urzędowe

Przewodnik Kadrowego

Wideopomocniki

Druki Gofin

Kalkulatory

Przewodnik Księgowego

Wskaźniki

Forum

Newslettery

Przewodnik VAT

Wszystko dla Księgowych

       
Serwisy specjalistyczne

Czas Pracy

Podatek Dochodowy

Rozliczenie Delegacji

Vademecum Księgowego

Kalkulatory Podatkowe

Podatek VAT

Rozliczenia Podatkowe

Vademecum Podatnika

Kasa Fiskalna

Poradnik Księgowego

Rozliczenie Wynagrodzenia

Zakładamy Firmę

Kodeks Pracy

Porady Podatkowe

Vademecum Kadrowego

Zasiłki

więcej serwisów specjalistycznych
 
  szczegółowy spis treści
bieżącego numeru
pokazuj fragmenty artykułów 
Strona tytułowa
Aktualności i sygnały
O czym Czytelnik wiedzieć powinien
Rozliczamy podatek dochodowy
VAT i akcyza
Prawo pracy w praktyce
Składki ZUS
Emerytury, renty, zasiłki
Postępowanie przed fiskusem
Poradnik podatkowo-kadrowy
Rachunkowość dla każdego
Przewodnik Gazety Podatkowej
Orzecznictwo i interpretacje prawne
Spółki i wspólnicy
Wskazówki dla przedsiębiorcy
Kompleksowe opracowania podatkowo-księgowe
Firma dla początkujących
Z dyskusji na www.forum.gofin.pl
Prawnik radzi
 Dodatki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.