Zakupiliśmy do firmy kalkulatory o wartości jednostkowej 80 zł oraz tablety, każdy o wartości 450 zł. Ze względu na niską jednostkową wartość zamierzamy odnieść ich wartość bezpośrednio w koszty jako materiały. Czy mamy w związku z tym obowiązek objąć je ewidencją wyposażenia? (pytanie nr 944258)
NIE. Ustawodawca nie wprowadził w przepisach bilansowych takiego obowiązku.
Zgodnie z definicją środków trwałych, określoną w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, środkami trwałymi są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Jeśli wszystkie te warunki są spełnione, dany składnik majątku może zostać uznany za środek trwały.
Istotne jest to, że w ustawie o rachunkowości nie określono, jaka powinna być wartość składnika majątkowego, aby mógł on stanowić środek trwały. To oznacza, że dla celów rachunkowych nawet składniki majątkowe o bardzo niskiej wartości, np. kalkulatory czy tablety, o których mowa w pytaniu, mogą zostać wprowadzone do ewidencji środków trwałych, pod warunkiem, że spełniają wymienione wcześniej kryteria.
Z punktu widzenia podatku dochodowego ustawodawca zezwolił, aby od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł, nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych. W takiej sytuacji wydatki poniesione na ich nabycie stanowią koszt uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania. Wynika to z art. 22d ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) oraz art. 16d ust. 1 ustawy o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.). Z tego uproszczenia można skorzystać również dla celów bilansowych. Warunkiem jest jednak, aby:
- uproszczenie w tym zakresie zapisać w zasadach (polityce) rachunkowości - przykładowo kierownik jednostki może określić, że składniki majątku, których wartość nie przekracza pewnej granicznej kwoty (np. 3.500 zł lub innej wartości ustalonej przez jednostkę zgodnie z zasadą ostrożności) nie będą ujmowane w ewidencji środków trwałych, tylko zaliczane bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej w miesiącu oddania ich do używania,
- zastosowanie tego uproszczenia nie wywierało istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości).
Gdy jednostka zdecyduje się przyjąć takie uproszczenie, składniki majątkowe odpisane bezpośrednio w koszty można objąć ewidencją pozabilansową (np. o nazwie "Ewidencja wyposażenia"). Trzeba jednak zaznaczyć, że jednostka prowadząca pełną księgowość ma takie prawo, a nie obowiązek. Żaden bowiem przepis ustawy o rachunkowości nie obliguje podmiotów prowadzących księgi rachunkowe do prowadzenia ewidencji majątku, które ze względu na niską jednostkową wartość nie zostały zaliczone do środków trwałych. W ewidencji pozabilansowej można wskazać ilość i wartość tych składników, ich lokalizacje oraz odpowiedzialne za nie osoby.
Warto zaznaczyć, że ewidencję wyposażenia mają obowiązek prowadzić podatnicy rozliczający się z podatku dochodowego na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ewidencją tą obejmują rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone do środków trwałych, których wartość początkowa przekracza 1.500 zł. Wynika to z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037). Podobnie ta kwestia została uregulowana w art. 15 ust. 1, 5 i 6 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 1998 r. nr 144, poz. 930 ze zm.).
