Aktualnie jesteś: Gazeta Podatkowa (strona główna)  »  Dodatek do Gazety Podatkowej nr 89 (1546) z dnia 05.11.2018  »  Okresy przechowywania dokumentacji kadrowej i ubezpieczeniowej

Wkrótce dodatki:

Gazeta Podatkowa
e-wydanie

Gazeta Podatkowa w formacie PDF

Gazeta Podatkowa nr 89 (1546) z dnia 5.11.2018, strona 14
dział: Przewodnik Gazety Podatkowej
Autor: Agata Barczewska, Marta Stefanowicz - Wasilewska, Honorata Urbaniak, Dorota Wyderska

Okresy przechowywania dokumentacji kadrowej i ubezpieczeniowej

W związku z zatrudnianiem pracowników oraz osób w ramach umów zlecenia, zgłaszaniem ich do ubezpieczeń społecznych, rozliczaniem za nich składek ubezpieczeniowych, wypłacaniem takim ubezpieczonym świadczeń z odpowiednich
Artykuł zawiera znaków: 24129

W związku z zatrudnianiem pracowników oraz osób w ramach umów zlecenia, zgłaszaniem ich do ubezpieczeń społecznych, rozliczaniem za nich składek ubezpieczeniowych, wypłacaniem takim ubezpieczonym świadczeń z odpowiednich ubezpieczeń w ramach uprawnień płatnika składek oraz wydawaniem dokumentacji do celów emerytalno-rentowych, firmy wytwarzają szereg dokumentów. Wśród nich można wyodrębnić dokumentację kadrową, związaną z rozliczaniem składek ZUS oraz ustalaniem prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Po procesie jej wytworzenia kolejnym etapem jest jej przechowywanie przez okresy wynikające z ustawowych przepisów.

Dokumentacja kadrowa

W związku z zatrudnianiem pracowników pracodawca zobowiązany jest przechowywać szereg dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Są to m.in. listy obecności, karty ewidencji czasu pracy, harmonogramy czasu pracy, wnioski o urlop, o świadczenie z ZFŚS, notatki służbowe czy inne dokumenty kadrowe.

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej zależą od jej rodzaju i są ustalone w różnych przepisach odrębnych. Najdłużej przechowywana jest dokumentacja płacowa, a więc dokumenty, na podstawie których ustala się m.in. podstawę wymiaru emerytury lub renty. Tego rodzaju dokumenty pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Taki sam okres przechowywania obowiązuje w odniesieniu do dokumentacji osobowej (akt osobowych). Brak jest natomiast wyraźnego uregulowania okresu przechowywania dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy.

Ewidencji czasu pracy, do której należą m.in. listy obecności, karty ewidencji czasu pracy czy harmonogramy czasu pracy, nie można wprost zakwalifikować do dokumentacji płacowej lub osobowej. Mimo to przyjmuje się, że powinno się ją przechowywać przez 3 lata. Pogląd ten odwołuje się do okresu przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, ustalanych na podstawie tej ewidencji, m.in. roszczeń o wynagrodzenie za pracę czy za nadgodziny. Jak stanowi art. 291 § 1 Kodeksu pracy, ulegają one przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Ewidencję czasu pracy powinno się więc przechowywać co najmniej 3 lata od rozwiązania stosunku pracy z danym pracownikiem (z tym zastrzeżeniem, że w przypadku kierowcy zatrudnionego na podstawie umowy cywilnoprawnej okres ten wynosi 2 lata od zakończenia okresu nią objętego, co wynika z art. 26e ustawy o czasie pracy kierowców - Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.).

Trzyletni okres przechowywania dotyczy też wniosków o urlop wypoczynkowy - z uwagi na trzyletni termin przedawnienia roszczeń o ten urlop. Dokumentacja powypadkowa przechowywana jest przez okres 10 lat.

Jeżeli chodzi o notatki służbowe, to przepisy prawa pracy nie określają okresu ich przechowywania. W tym przypadku znaczenie może mieć cel, dla którego sporządzono daną notatkę. Jeżeli ma ona potwierdzać np. okoliczności uzasadniające wymierzenie kary porządkowej, celowe jest przechowywanie jej przez okres roku - po roku nienagannej pracy zapis o nałożeniu kary jest bowiem usuwany z akt osobowych pracownika (art. 113 K.p.).

Przepisy prawa pracy nie określają również okresu przechowywania wniosków o przyznanie świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Z uwagi jednak na to, że świadczenia te w wielu przypadkach korzystają ze zwolnienia z obowiązku opłacenia składek, celowe jest przechowywanie ich przez okres przedawnienia należności z tytułu składek, tj. przez 5 lat (art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową.). W przypadku umowy zlecenia okres jej przechowywania (razem z rachunkami) powinien wynosić 50 lat od zakończenia pracy u danego zleceniodawcy (ze zmianą od 1 stycznia 2019 r.). Umowa ta może być bowiem przydatna do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty. Ewidencję godzin pracy zleceniobiorcy należy natomiast przechowywać przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie za okres objęty ewidencją stało się wymagalne (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - Dz. U. z 2017 r. poz. 847 ze zm.).

Należy zauważyć, że od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie istotne zmiany w zakresie wymaganych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wprowadza je ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, zwana ustawą nowelizującą. Nowelizuje ona art. 94 pkt 9b K.p., który od 1 stycznia 2019 r. będzie przewidywał, co do zasady, obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania (patrz: Tabela 1).

Nowe przepisy mają ułatwić płatnikom przechowywanie dokumentacji kadrowej dotyczącej pracowników i zleceniobiorców oraz obniżyć koszty związane z jej przechowywaniem.

Płatnik, który będzie chciał skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, powinien w tym celu przekazać do ZUS:

  • oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), w którym zobowiąże się, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999-31.12.2018 (oświadczenie to płatnik może złożyć w wybranym przez siebie terminie) oraz
     
  • raport informacyjny (ZUS RIA), który zastąpi obowiązek wystawiania przez płatnika w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń.

Raport informacyjny ZUS RIA pracodawca będzie musiał złożyć za każdego pracownika lub zleceniobiorcę zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Termin na złożenie w ZUS tego raportu związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika/zleceniobiorcę z ubezpieczeń społecznych. W przypadku gdy pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika, powinien przekazać:

  • w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik zakończył u pracodawcy pracę przed złożeniem oświadczenia,
     
  • wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik zakończył u pracodawcy pracę po złożeniu oświadczenia.


Termin na przekazanie przez płatnika do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.


Dane, które pracodawca będzie musiał przekazać w raporcie informacyjnym ZUS RIA, określa art. 4 pkt 6a ustawy systemowej, obowiązujący od 1 stycznia 2019 r. ZUS na swojej stronie internetowej www.zus.pl informuje, że w raporcie informacyjnym ZUS RIA pracodawca będzie musiał podać dane, które obejmą:

  • wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty - za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
     
  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć - za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
     
  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) - za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
     
  • okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach) - za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
     
  • datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
     
  • informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

W związku ze zmianami wprowadzonymi ustawą nowelizującą konieczne będzie dostosowanie programów kadrowo-płacowych.

Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie zobowiązany nadal, tj. również po 31 grudnia 2018 r., przechowywać przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Tabela 1: Terminy związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę
Bieżące okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej
Rodzaj dokumentacji Okres przechowywania dokumentacji
Dokumentacja płacowa, w tym listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej)
Akta osobowe pracowników 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - Dz. U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.)
Ewidencja czasu pracy pracowników podlegających ogólnym, kodeksowym przepisom prawa pracy 3 lata od zakończenia okresu, którego dotyczy (przy braku podstawy prawnej przyjmuje się 3-letni okres przechowywania dokumentów z uwagi na 3-letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy)
Dokumentacja powypadkowa 10 lat (art. 234 § 31 K.p.)
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.
Grupa pracowników Okres przechowywania
Pracownicy, którzy zostaną zatrudnieni w dniu 1 stycznia 2019 r. lub po tym dniu 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania
Pracownicy zatrudnieni po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. 10 lat od końca roku, w którym został złożony raport informacyjny (ZUS RIA), pod warunkiem że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników wspomnianych raportów oraz faktycznie złoży je do ZUS; w razie niezłożenia raportu okres przechowywania wynosi 50 lat
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy

Dokumenty ubezpieczeniowe

Ustawa systemowa nakłada na pracodawcę - jako płatnika składek - obowiązek przechowywania kopii dokumentów ubezpieczeniowych, które sporządził za osoby ubezpieczone i następnie przekazał do ZUS.

I tak, w przypadku przekazywania zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych (np. ZUS ZUA) w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat.

Z kolei kopie dokumentów rozliczeniowych, tj. deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA) i imiennych raportów miesięcznych (czyli ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) płatnik składek zobowiązany jest przechowywać również przez okres 5 lat, licząc od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Tak wynika z art. 47 ust. 3c ustawy systemowej. 5-letni okres przechowywania dokumentów rozliczeniowych obowiązuje więc płatnika niezależnie od tego, w jakiej formie przekazał te dokumenty do ZUS i dotyczy dokumentów przekazanych do organu rentowego po 31 grudnia 2011 r. Natomiast w stosunku do dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS do końca 2011 r. obowiązuje 10-letni okres przechowywania ich kopii.

Materiały dla potrzeb zasiłkowych

Płatnikiem świadczeń z ubezpieczenia chorobowego albo wypadkowego, a więc tych o charakterze krótkoterminowym, może być płatnik składek. Przy ustalaniu prawa do zasiłków i ich wysokości dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny są:

  • zaświadczenia lekarskie wystawiane zgodnie ze wzorem ustalonym przez ZUS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w formie dokumentu elektronicznego,
     
  • zaświadczenia lekarskie wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego,
     
  • wydruki wystawionych zaświadczeń lekarskich z systemu teleinformatycznego,
     
  • zaświadczenia lekarskie wystawione na formularzu ZUS ZLA.

Nie ulega wątpliwości, że dokumenty niezbędne do wypłaty i ustalenia wysokości zasiłku chorobowego i opiekuńczego, a więc oprócz wskazanych zaświadczeń lekarskich dodatkowo wnioski o te świadczenia powinny przez płatnika zasiłku być przechowywane przez okres co najmniej 3 lat.

Konieczność przechowywania tych dokumentów przez wskazany okres wynika z terminu związanego z przedawnieniem roszczenia o świadczenia chorobowe oraz dotyczącego przeprowadzania kontroli przez ZUS.

Roszczenie o wypłatę zasiłków przedawnia się po upływie 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Przy czym, jeżeli:

  • niezgłoszenie roszczenia o wypłatę zasiłku nastąpiło z przyczyn niezależnych od osoby uprawnionej, termin 6 miesięcy liczy się od dnia, w którym ustała przeszkoda uniemożliwiająca zgłoszenie roszczenia,
     
  • niewypłacanie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika składek upoważnionego do wypłaty świadczeń chorobowych albo ZUS, roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się po upływie 3 lat.

Stanowi tak art. 67 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2017 r. poz. 1368 ze zm.).

Kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, z wyłączeniem płatników składek zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie, przeprowadza się natomiast z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. Tak wynika z § 1 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz. U. z 1998 r. nr 164, poz. 1165).

Materiały źródłowe do celów emerytalno-rentowych

Wytworzona wcześniej dokumentacja kadrowa w późniejszym okresie stanowi podstawę, w oparciu o którą sporządzana jest dokumentacja do celów emerytalno-rentowych. Dlatego też płatnik składek zobowiązany jest przechowywać dokumentację płacową (o której wspomniano wcześniej) przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Tak stanowi art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, zwanej ustawą emerytalną. W oparciu o nią pracodawca sporządza zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (obecnie na formularzu ERP-7, uprzednio na druku ZUS Rp-7).


Formularz ERP-7 dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Zasiłki i świadczenia.


Kopię sporządzonego zaświadczenia pracodawca może przechowywać jedynie w celach dowodowych, tj. samego faktu wystawienia takiego zaświadczenia, wykazanych w nim wartości oraz daty jego sporządzenia. Przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych nie przewidują jednak terminu, w jakim należy przechowywać kopię takiego zaświadczenia.

Przy czym, za sprawą ustawy nowelizującej, z dniem 1 stycznia 2019 r. stan prawny regulujący m.in. te kwestie ulegnie zmianie.

Mianowicie płatnik składek będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, jednak nie w każdym przypadku.

W sytuacji gdy dokumentacja ta będzie dotyczyła ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy systemowej, tj. m.in. pracownika i zleceniobiorcy, to płatnik składek będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

  • ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r.,
     
  • został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy systemowej.

Możliwość złożenia raportu informacyjnego będzie dotyczyła wymienionych ubezpieczonych, którzy zostali zgłoszeni przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Płatnik składek, który nie przekaże raportu informacyjnego m.in. za pracownika lub zleceniobiorcę, z wyjątkiem ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r., będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (patrz ramka).

Przechowywanie dokumentów a ochrona danych osobowych

Administrator danych osobowych, tj. osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych (np. spółka, jednoosobowy przedsiębiorca, szkoła), może przetwarzać dane osobowe zawarte we wspomnianych wyżej dokumentach zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO).

RODO wprowadziło szereg zasad, których muszą przestrzegać administratorzy danych, a także podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu administratorów. Jedną z nich jest zasada ograniczania przechowywania. Zgodnie z nią dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych. Najprościej rzecz ujmując, RODO zabrania przechowywania danych osobowych w nieskończoność. Przy czym, o tym, jak długo dane osobowe mogą być przechowywane, decyduje cel, dla jakiego dane są przetwarzane. Terminy te mogą być ściśle określone przez obowiązujące danego administratora danych przepisy szczególne. Z takim przypadkiem mamy do czynienia np. w odniesieniu do przechowywania dokumentacji osobowej pracowników. Obecnie okres ten wynosi 50 lat (od 1 stycznia 2019 r. termin ten zostanie skrócony do 10 lat).

W motywie 39 preambuły RODO stwierdza się, że aby zapobiec przechowywaniu danych osobowych przez okres dłuższy niż jest to niezbędne, administrator powinien ustalić termin ich usuwania lub okresowego przeglądu. W związku z tym RODO wymaga informowania osób, których dane są przetwarzane lub od nich pobierane, określania terminów usuwania danych. Podczas pozyskiwania danych osobowych administrator podaje osobie, której dane dotyczą, okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu. Jeżeli okres przechowywania danych osobowych ściśle wynika z przepisów prawa, wówczas należy podać ten termin lub bezpośrednio odwołać się do aktu prawnego regulującego ten aspekt. W przypadku gdy administrator danych nie jest w stanie ustalić precyzyjnie okresu przetwarzania danych, wówczas powinien wskazać kryteria ustalania tego okresu. W praktyce można poinformować osobę, której dane są przetwarzane (lub od której są pobierane), że dane będą przetwarzane przez czas konieczny do realizacji wskazanego celu przetwarzania.

Również w prowadzonym przez administratora danych, na podstawie art. 30 RODO, rejestrze czynności przetwarzania, jeżeli jest to możliwe, należy podać planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych. Zasada określania tego terminu jest podobna, jak w przypadku klauzul informacyjnych. Jeżeli terminy usuwania poszczególnych kategorii określają przepisy prawa, to należy je stosować. W przypadku ich braku administrator danych sam wyznacza granice czasowe, mając na uwadze zasadę ograniczenia przetwarzania danych.

Warto również pamiętać, że osobom, których dane są przetwarzane, przysługuje prawo do żądania usunięcia ich danych jeżeli np. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane (art. 17 RODO). Jednocześnie administrator może nie zgodzić się na usunięcie danych, jeżeli dalsze przetwarzanie danych jest niezbędne:

  • do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,
     
  • z uwagi na względy interesu publicznego w dziedzinie zdrowia publicznego,
     
  • do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych, o ile prawdopodobne jest, że prawo do usunięcia danych uniemożliwi lub poważnie utrudni realizację celów takiego przetwarzania, lub
     
  • do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Przykładowo, jeżeli administrator danych musi wywiązać się z ciążącego na nim obowiązku prawnego lub chce np. dochodzić swoich roszczeń od osoby, której dane przetwarza, wówczas może dalej przetwarzać jej dane osobowe, nawet w przypadku sprzeciwu uprawnionej osoby. Można tu bowiem powołać się na przesłankę opisaną w art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.

Tabela 2: Terminy związane z przechowywaniem dokumentacji ubezpieczeniowej przez pracodawcę
Rodzaj dokumentacji Okres przechowywania Podstawa prawna
Dokumentacja ubezpieczeniowa 5 lat od dnia jej przekazania do ZUS art. 36 ust. 8, art. 47 ust. 3c ustawy systemowej
Dokumentacja zasiłkowa co najmniej 3 lata od ostatniego dnia okresu, za który przysługuje świadczenie chorobowe art. 67 ustawy zasiłkowej oraz § 1 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek
Dokumentacja dla celów emerytalno-rentowych 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2018 r.*
* W zakresie stanu prawnego począwszy od 1 stycznia 2019 r. - patrz ramka

Płatnik składek począwszy od 1 stycznia 2019 r. będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty:

- przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczeni zakończyli pracę u danego płatnika składek, gdy dotyczą one pracowników, zleceniobiorców oraz osób z nimi współpracujących zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po 31 grudnia 2018 r.,
- przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny za pracowników, zleceniobiorców i osoby z nimi współpracujące zgłoszonych przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.,
- przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, gdy dotyczą one:
pracowników, zleceniobiorców oraz osób z nimi współpracujących zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., za których płatnik składek nie złożył raportu informacyjnego,
ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniom społecznym z innych tytułów niż stosunek pracy, umowa zlecenia lub współpraca przy jej wykonywaniu, niezależnie od tego, w jakim okresie miało miejsce podleganie tym ubezpieczeniom,
wszystkich ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.)

Ustawa z dnia 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357)

Ustawa z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z FUS (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270)

Najpopularniejsze w dziale „Przewodnik Gazety Podatkowej”

Koszty komornicze od 2019 r.

Gazeta Podatkowa nr 86 (1543) z dnia 25.10.2018

Ewidencja kosztów i przychodów na przełomie miesiąca

Gazeta Podatkowa nr 83 (1540) z dnia 15.10.2018

Bony towarowe a rozliczenie podatku VAT

Gazeta Podatkowa nr 84 (1541) z dnia 18.10.2018

Składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesiąc w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego

Gazeta Podatkowa nr 85 (1542) z dnia 22.10.2018

Wypełnianie arkusza spisowego

Gazeta Podatkowa nr 90 (1547) z dnia 8.11.2018

Podatkowe rozliczanie firmowego najmu

Gazeta Podatkowa nr 85 (1542) z dnia 22.10.2018

Ograniczenia podstaw wymiaru obowiązujące w składkach ZUS

Gazeta Podatkowa nr 86 (1543) z dnia 25.10.2018

Towary ujmowane w stałych cenach ewidencyjnych

Gazeta Podatkowa nr 87 (1544) z dnia 29.10.2018

Rozliczanie w raportach ZUS chorego pracownika

Gazeta Podatkowa nr 84 (1541) z dnia 18.10.2018

Reklama i promocja firmy oraz jej produktów

Gazeta Podatkowa nr 83 (1540) z dnia 15.10.2018

Zmniejszanie podstawy wymiaru składek ZUS przez przedsiębiorcę

Gazeta Podatkowa nr 90 (1547) z dnia 8.11.2018

Ustalanie uprawnień do wypłaty zasiłków w 2019 r.

Gazeta Podatkowa nr 91 (1548) z dnia 13.11.2018

Możliwości realizacji inwestycji mieszkaniowej na mocy specustawy

Gazeta Podatkowa nr 87 (1544) z dnia 29.10.2018

Ostatnie wyroki sądowe szansą dla frankowiczów

Gazeta Podatkowa nr 91 (1548) z dnia 13.11.2018

Wpływ daty złożenia wniosku na uprawnienia do świadczeń oraz ich wysokość

Gazeta Podatkowa nr 88 (1545) z dnia 2.11.2018

Zaliczki w zamówieniach publicznych

Gazeta Podatkowa nr 88 (1545) z dnia 2.11.2018
PRZYDATNE LINKI

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

       
POMOCNIKI Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

 
       
Serwisy specjalistyczne

www.ZakladamyFirme.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.Zasilki.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

 
     
 
  szczegółowy spis treści
bieżącego numeru
pokazuj fragmenty artykułów 
Strona tytułowa
Aktualności i sygnały
O czym Czytelnik wiedzieć powinien
Rozliczamy podatek dochodowy
VAT i akcyza
Prawo pracy w praktyce
Składki ZUS
Emerytury, renty, zasiłki
Postępowanie przed fiskusem
Poradnik podatkowo-kadrowy
Rachunkowość dla każdego
Przewodnik Gazety Podatkowej
Orzecznictwo i interpretacje prawne
Spółki i wspólnicy
Wskazówki dla przedsiębiorcy
Kompleksowe opracowania podatkowo-księgowe
Druki - praktyczne wypełnianie
Z dyskusji na www.forum.gofin.pl
Prawnik radzi
Wskaźniki i stawki
 Dodatki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.