28 lutego 2019 r. (czwartek) mija termin przekazania do US drogą elektroniczną oraz podatnikowi IFT-1R za 2018 r.28 lutego 2019 r. (czwartek) mija termin przekazania podatnikowi: PIT-11, PIT-8C, PIT-R, PIT-40A/PIT-11A za 2018 r.
Zamknij
Aktualnie jesteś: Gazeta Podatkowa (strona główna)  »   Gazeta Podatkowa NR 15 (1577) z dn. 21.02.2019  »   Czas sporządzić dla ubezpieczonych roczną informację o składkach ...

Wkrótce dodatki:

Gazeta Podatkowa
e-wydanie

Gazeta Podatkowa w formacie PDF

A A A
Gazeta Podatkowa nr 12 (1574) z dnia 11.02.2019, strona 14
dział: Przewodnik Gazety Podatkowej
Autor: Dorota Wyderska

Czas sporządzić dla ubezpieczonych roczną informację o składkach ZUS za 2018 r.

Obowiązkiem płatnika składek jest nie tylko zgłoszenie zatrudnionej osoby do obowiązkowych ubezpieczeń w ZUS, ale też comiesięczne rozliczanie i opłacanie za nią składek na poszczególne ubezpieczenia. Oprócz tego na niektórych płatnikach ciąży też obowiązek sporządzenia i przekazania ubezpieczonemu informacji na temat naliczonych mu składek w imiennych raportach miesięcznych w poprzednim roku kalendarzowym. Celem tej informacji jest zapoznanie się przez ubezpieczonego i potwierdzenie przez niego zgodności ze stanem faktycznym danych dotyczących przekazanych za niego składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, wypłaconych mu świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzajów i okresów przerw w opłacaniu składek.

Kto powinien otrzymać roczną informację?

Płatnik składek ma obowiązek sporządzić i przekazać roczną informację o naliczonych składkach każdej osobie, którą miał obowiązek zgłosić w ZUS do ubezpieczeń oraz naliczać za nią składki ubezpieczeniowe. Zgodnie z art. 4 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową, ubezpieczonym jest osoba fizyczna podlegająca chociażby jednemu z ubezpieczeń społecznych, tj. emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu. Przepisy dotyczące przekazywania informacji rocznej stosuje się odpowiednio również do składek na ubezpieczenie zdrowotne (art. 41 ust. 9 ustawy systemowej).

Roczną informację o naliczonych składkach powinni przekazać swoim ubezpieczonym m.in.:

  • pracodawcy - pracownikom,
     
  • zleceniodawcy - zleceniobiorcom (z wyjątkiem zleceniobiorców zgłoszonych wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego),
     
  • powiatowe urzędy pracy - bezrobotnym pobierającym zasiłek dla bezrobotnych (nie przekazują jej więc osobom bezrobotnym nieuprawnionym do tego zasiłku),
     
  • rolnicze spółdzielnie produkcyjne i spółdzielnie kółek rolniczych - swoim członkom,
     
  • podmioty, na rzecz których wykonywana jest odpłatnie praca w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania - osobom, które wykonują taką pracę na podstawie skierowania do pracy,
     
  • rodzice zatrudniający nianię na podstawie umowy uaktywniającej, podlegającej z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Płatnik ma obowiązek przekazać ubezpieczonemu roczną informację o naliczonych składkach bez względu na to, czy sam ubezpieczony chce ją otrzymać, czy nie. Z ciążącego na nim obowiązku nie zwalnia płatnika także wyrejestrowanie danej osoby z ubezpieczeń w ZUS, np. po rozwiązaniu z pracownikiem umowy o pracę, aczkolwiek wtedy nie ma on obowiązku przekazania takiej informacji bezpośrednio po rozwiązaniu stosunku pracy.

Płatnicy mają niekiedy wątpliwości, czy powinni przekazać ubezpieczonym roczną informację o naliczonych składkach w sytuacji, kiedy za okres, którego roczna informacja dotyczy, nie opłacili oni za osoby ubezpieczone należnych składek do ZUS. Należy więc wyjaśnić, że w informacji, o której mowa, płatnik wykazuje składki naliczone, a nie opłacone. Dlatego roczną informację o naliczonych składkach płatnik powinien przekazać swoim ubezpieczonym bez względu na to, czy uiścił za nich do ZUS należne składki za dany okres, czy nie.

Zdarza się też, że niektórzy płatnicy z własnej inicjatywy wydają ubezpieczonym w ciągu roku kalendarzowego na bieżąco, co miesiąc, informację o naliczonych składkach, mimo że wcale takiego obowiązku nie mają (oczywiście z wyjątkiem przypadków, kiedy płatnicy przekazują ją na żądanie zatrudnionych osób). Należy uznać, że tacy płatnicy wypełnili ustawowy obowiązek przekazania ubezpieczonym informacji o naliczonych składkach i nie muszą już im przekazywać dodatkowo rocznej informacji. Trzeba ją jednak wydać ubezpieczonemu, gdyby ten zwrócił się do płatnika o jej wydanie - mimo że ubezpieczony otrzymywał informacje miesięczne.

Należy pamiętać, że zarówno informacje roczne, jak i te przekazywane ubezpieczonym za każdy miesiąc kalendarzowy, powinny uwzględniać wszelkie sporządzone przez nich i przekazane do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych.

Obowiązek przekazania ubezpieczonym informacji o naliczonych składkach oraz przerwach w ich opłacaniu wynika z ustawowych przepisów, a konkretnie z art. 41 ust. 8 ustawy systemowej. Warto więc, aby płatnik składek zadbał o to, by ubezpieczony własnoręcznym podpisem potwierdził odbiór informacji (np. na kserokopii).

Roczną informację o naliczonych składkach płatnik powinien przekazać ubezpieczonemu w formie papierowej. Można ją przesłać ubezpieczonemu w formie dokumentu elektronicznego, ale wyłącznie za jego zgodą (złożoną na piśmie). Informacja przekazywana ubezpieczonemu np. e-mailem powinna być podpisana przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.


Druki informacji rocznej oraz informacji miesięcznej dla osoby ubezpieczonej dostępne są w programie DRUKI Gofin.

Komu nie przekazuje się rocznej informacji?

Rocznej informacji o naliczonych składkach płatnik nie ma obowiązku sporządzać i przekazywać osobom, za które opłaca wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Z obowiązku tego zwalnia go art. 41 ust. 10 ustawy systemowej.

Z tym, że jeśli ubezpieczony, za którego płatnik nalicza tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne, wystąpi do płatnika z żądaniem wydania mu informacji o naliczonych składkach, to płatnik ma obowiązek przekazać mu ją, ale nie częściej niż raz na miesiąc - za miesiąc poprzedni (z wyjątkiem płatników pobierających składkę na ubezpieczenie zdrowotne z emerytur i rent). Wówczas płatnik nie ma obowiązku przekazania takiej osobie informacji rocznej.

Termin przekazania

Informację o naliczonych składkach ubezpieczeniowych i przerwach w ich opłacaniu płatnik jest zobowiązany wydać ubezpieczonemu raz na rok, w podziale na poszczególne miesiące. Powinien to zrobić w terminie do 28 lutego następnego roku za rok poprzedni.

Informację roczną o składkach ZUS za 2018 r. należy przekazać ubezpieczonym najpóźniej do 28 lutego 2019 r.

We wcześniejszym terminie płatnik powinien ją przekazać osobie ubezpieczonej tylko wtedy, gdy wystąpi ona do niego z takim żądaniem. Wówczas płatnik przekazuje ją nie częściej niż raz na miesiąc za miesiąc poprzedni.

Jakie dane trzeba podać?

Wzór informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej stanowi załącznik nr 20 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących (...). Rozporządzenie to określa również wzór informacji miesięcznej dla osoby ubezpieczonej (załącznik nr 19).

W rocznej informacji o naliczonych składkach za 2018 r. płatnik musi podać informacje o wszystkich składkach naliczonych za danego ubezpieczonego za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2018 r. (patrz ramka). Za ten sam okres trzeba też w niej wykazać ewentualne przerwy w opłacaniu składek ubezpieczeniowych.

Sporządzona przez płatnika informacja roczna o naliczonych składkach za 2018 r. powinna zawierać te same dane, które płatnik wykazał ubezpieczonemu w przekazanych za niego do ZUS imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RSA) sporządzonych za miesiące od stycznia do grudnia 2018 r.

Informacja z błędami

Na podstawie otrzymanej od płatnika informacji ubezpieczony może sprawdzić, czy ten prawidłowo naliczył za niego składki ubezpieczeniowe do ZUS.

Zdarza się, że po jej otrzymaniu od płatnika, ubezpieczony dochodzi do wniosku, że dane w niej zawarte są niezgodne ze stanem faktycznym. W celu wyjaśnienia nieprawidłowości, ubezpieczony w pierwszej kolejności powinien złożyć u płatnika tzw. wniosek o sprostowanie danych, informując jednocześnie o tym fakcie ZUS. Wniosek taki składa się na piśmie lub do protokołu w ciągu 3 miesięcy, licząc od dnia otrzymania od pracodawcy informacji o naliczonych składkach.

Reklamację złożoną przez ubezpieczonego płatnik powinien rozpatrzyć w ciągu miesiąca. Jeśli stwierdzi, że popełnił błędy w dokumentach rozliczeniowych, na podstawie których sporządził informację, powinien wówczas złożyć do ZUS odpowiednie dokumenty rozliczeniowe korygujące (lub brakujące, jeżeli nie złożył jakiegoś dokumentu) oraz przekazać następnie ubezpieczonemu korektę informacji o naliczonych składkach.

Wniosek o sprostowanie danych ubezpieczony przekazuje do ZUS dopiero wtedy, gdy płatnik nie uwzględni jego wniosku o sprostowanie danych w terminie jednego miesiąca od daty jego otrzymania. Organ rentowy, po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, wydaje stosowną decyzję. Jeżeli ZUS zakwestionuje i zmieni informacje przekazane przez płatnika, zawiadamia o tym ubezpieczonego i płatnika. W takim przypadku zarówno osoba ubezpieczona, jak i płatnik mają 3 miesiące na złożenie w ZUS wniosku o zmianę stanowiska. Jeśli tego nie zrobią, informacje ZUS traktuje się jako prawdziwe.

Wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego ubezpieczony składa bezpośrednio w ZUS tylko wówczas, jeśli nie może uzyskać żadnych informacji u płatnika lub gdy płatnik już nie istnieje.

Jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje danych wykazanych w rocznej informacji o naliczonych składkach w terminie 3 miesięcy od jej otrzymania, to informacje te uznaje się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że dane dotyczące okresu objętego roczną informacją zakwestionuje organ rentowy, wydając w tej sprawie decyzję.

Dane, które płatnik podaje ubezpieczonemu w rocznej informacji o naliczonych składkach:

- identyfikator informacji,
- dane identyfikacyjne dotyczące płatnika składek,
- dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej,
- okres rozliczeniowy,
- kod tytułu ubezpieczenia osoby ubezpieczonej,
- 3-znakowy kod oddziału NFZ, do którego przekazywana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne,
- informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych,
- wymiar czasu pracy,
- należne składki na ubezpieczenia społeczne, w tym:
wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia: emerytalne i rentowe, chorobowe oraz wypadkowe,
wysokość poszczególnych składek na ubezpieczenia społeczne naliczonych z uwzględnieniem źródeł ich finansowania,
- kwota obniżenia podstawy wymiaru składek społecznych z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego,
- należne składki na ubezpieczenie zdrowotne, w tym:
wysokość podstawy wymiaru składki zdrowotnej,
kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne z uwzględnieniem podziału na podmioty, które ją finansują,
- zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek,
- kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe*,
- kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe*,
- kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe*,
- kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny za inny rok kalendarzowy*,
- okres wykonywania pracy nauczycielskiej*,
- oświadczenie płatnika składek o zgodności wykazanych w niej danych ze stanem prawnym i faktycznym oraz o świadomości odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy lub zatajenie prawdy.
* Pola dodane do druku informacji miesięcznej/rocznej od 1.01.2019 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.)

Rozporządzenie MPiPS z dnia 20.12.2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych... (Dz. U. poz. 2495)

Najpopularniejsze w dziale „Przewodnik Gazety Podatkowej”

Stosowanie ulgi na złe długi w 2019 r.

Gazeta Podatkowa nr 10 (1572) z dnia 4.02.2019

Pracodawcy muszą przygotować się na Pracownicze Plany Kapitałowe

Gazeta Podatkowa nr 7 (1569) z dnia 24.01.2019

Rozliczanie przychodów emerytów i rencistów za 2018 r.

Gazeta Podatkowa nr 14 (1576) z dnia 18.02.2019

Internet jako narzędzie do załatwiania spraw podatkowych

Gazeta Podatkowa nr 8 (1570) z dnia 28.01.2019

Rejestr czynności przetwarzania w małej firmie

Gazeta Podatkowa nr 8 (1570) z dnia 28.01.2019

Rozliczanie różnic kursowych z wyceny bilansowej

Gazeta Podatkowa nr 13 (1575) z dnia 14.02.2019

Wypełnianie deklaracji na podatek transportowy

Gazeta Podatkowa nr 10 (1572) z dnia 4.02.2019

Sposoby złożenia UPL-1

Gazeta Podatkowa nr 8 (1570) z dnia 28.01.2019

Kara za nieterminowe złożenie JPK_VAT

Gazeta Podatkowa nr 8 (1570) z dnia 28.01.2019

Składki ZUS od wynagrodzenia za wykonanie dzieła

Gazeta Podatkowa nr 7 (1569) z dnia 24.01.2019

Zawieszenie działalności spółki handlowej w 2019 r.

Gazeta Podatkowa nr 11 (1573) z dnia 7.02.2019

Nowe możliwości ZUS w sprawie kontroli e-ZLA

Gazeta Podatkowa nr 9 (1571) z dnia 31.01.2019

Prawa i obowiązki udziałowca spółki z o.o.

Gazeta Podatkowa nr 9 (1571) z dnia 31.01.2019

Świadczenie dla opiekunów dorosłych osób niepełnosprawnych

Gazeta Podatkowa nr 11 (1573) z dnia 7.02.2019

Gdy dłużnik nie płaci mimo egzekucji komorniczej

Gazeta Podatkowa nr 12 (1574) z dnia 11.02.2019

Rejestracja spółki z o.o. w trybie S24

Gazeta Podatkowa nr 13 (1575) z dnia 14.02.2019

Nabywanie prawa, wyliczanie i wypłata trzynastej pensji

Gazeta Podatkowa nr 14 (1576) z dnia 18.02.2019
PRZYDATNE LINKI

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

       
POMOCNIKI Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

 
       
Serwisy specjalistyczne

www.ZakladamyFirme.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.Zasilki.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

 
     
 
  szczegółowy spis treści
bieżącego numeru
pokazuj fragmenty artykułów 
Strona tytułowa
Aktualności i sygnały
O czym Czytelnik wiedzieć powinien
Rozliczamy podatek dochodowy
VAT i akcyza
Prawo pracy w praktyce
Składki ZUS
Emerytury, renty, zasiłki
Postępowanie przed fiskusem
Poradnik podatkowo-kadrowy
Rachunkowość dla każdego
Przewodnik Gazety Podatkowej
Orzecznictwo i interpretacje prawne
Spółki i wspólnicy
Wskazówki dla przedsiębiorcy
Kompleksowe opracowania podatkowo-księgowe
Firma dla początkujących
Z dyskusji na www.forum.gofin.pl
Prawnik radzi
Wskaźniki i stawki
 Dodatki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.