Posiadamy należność związaną z wpłaconą przez nas kaucją z tytułu umowy najmu. Już dwukrotnie wystąpiliśmy do kontrahenta o potwierdzenie salda naszej wierzytelności, jednak on nie odpowiada. Jak w takim razie powinniśmy zinwentaryzować tę należność? (pytanie nr 905307)
Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe ma obowiązek zinwentaryzować na ostatni dzień roku obrotowego posiadane składniki aktywów i pasywów. Należności podlegają co do zasady inwentaryzacji w drodze uzyskania od kontrahenta potwierdzenia salda. Wynika to z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Jednostka, o której mowa w pytaniu, miała więc obowiązek wysłać do kontrahenta potwierdzenie zgodności salda swojej wierzytelności.
W sytuacji gdy kontrahent prowadzący księgi rachunkowe ignoruje wysłane do niego potwierdzenie salda, jednostka może dokonać inwentaryzacji należności w inny sposób, a mianowicie w drodze weryfikacji salda. Z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości wynika bowiem, że jeśli inwentaryzacja składników aktywów i pasywów drogą ich spisu z natury lub uzgodnienia w drodze potwierdzenia sald nie była z przyczyn uzasadnionych możliwa, ich inwentaryzacja przeprowadzana jest metodą weryfikacji. Polega ona na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
Aby wypełnić obowiązek inwentaryzacji, pytająca jednostka na okoliczność przeprowadzenia weryfikacji salda należności powinna sporządzić protokół weryfikacji salda. Należy w nim zawrzeć m.in.:
- kwotę kaucji oraz dowód jej zapłaty (nr i data kasowego dowodu wypłaty lub przelewu z rachunku bieżącego - z ewentualnie dołączoną kserokopią tego dowodu),
- informacje identyfikujące umowę najmu oraz wynajmującego,
- podpis kierownika jednostki lub uprawnionej do tego innej osoby.
Do protokołu weryfikacji salda można dołączyć także dowód poświadczający, że jednostka dołożyła wszelkich starań, aby uzyskać od kontrahenta potwierdzenie salda. Może to być pokwitowanie odbioru pisma przez kontrahenta lub potwierdzenie wysłania go pocztą.
Trzeba zaznaczyć, że kontrahent, na rzecz którego wpłacono kaucję, może być również jednostką, która nie prowadzi ksiąg rachunkowych (tylko np. podatkową księgę przychodów i rozchodów) lub osobą fizyczną, która w ogóle nie prowadzi działalności gospodarczej. Nie ma on zatem obowiązku potwierdzać salda swojego zobowiązania i odsyłać wierzycielowi ewentualne potwierdzenie. W takiej sytuacji jednostka posiadająca należność od kontrahentów nieprowadzących ksiąg rachunkowych inwentaryzację należności powinna przeprowadzić również drogą weryfikacji.